Wer Gefahrstoffe im Betrieb verwendet oder lagert, muss die zugehörigen Sicherheitsdatenblätter (SDB) aufbewahren und für Beschäftigte zugänglich halten. Welche Pflichten REACH und die Gefahrstoffverordnung konkret vorschreiben — und wie digitale Ablage die Anforderungen einfach erfüllbar macht.

Rechtsgrundlage: REACH Art. 36 und GefStoffV

Die Aufbewahrungspflicht für Sicherheitsdatenblätter ergibt sich aus zwei Quellen:

REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006, Art. 36

Art. 36 REACH verpflichtet alle Akteure der Lieferkette — also auch nachgeschaltete Anwender im Betrieb — dazu, alle Informationen, die zur Erfüllung ihrer REACH-Pflichten erforderlich sind, mindestens 10 Jahre nach der letzten Lieferung des Stoffes oder Gemisches aufzubewahren. Sicherheitsdatenblätter sind solche Informationen im Sinne von Art. 36 REACH.

Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) § 14 Abs. 1

Nach § 14 Abs. 1 Satz 4 Nr. 1 GefStoffV muss der Arbeitgeber den Beschäftigten Zugang zu allen Informationen nach Art. 35 REACH verschaffen, insbesondere zu den Sicherheitsdatenblättern. Einen Ort schreibt die Verordnung nicht vor — entscheidend ist, dass der Zugang tatsächlich besteht. Ein Papier-Ordner im verschlossenen Büro erfüllt das in der Praxis oft nicht. Davon zu unterscheiden ist § 6 Abs. 12 Satz 4: Er regelt die Zugänglichkeit der Angaben aus dem Gefahrstoffverzeichnis.

SDB erstellen oder SDB verwalten — was hier gemeint ist

Wer nach „Sicherheitsdatenblatt erstellen“ sucht, meint oft etwas anderes als diese Seite behandelt. Zur Einordnung:

•Erstellt wird ein Sicherheitsdatenblatt vom Lieferanten — das ist, wer den Stoff oder das Gemisch in Verkehr bringt: Hersteller, Importeur, Händler oder auch ein nachgeschalteter Anwender, der weiterliefert (REACH Art. 31, in Bezug genommen durch § 5 Abs. 1 GefStoffV).
•Der nachgeschaltete Anwender im Betrieb — also die meisten Betriebe, die ein Gefahrstoffkataster führen — erstellt kein SDB. Er fordert es beim Lieferanten an, prüft es auf Aktualität, legt es ab und hält den jeweiligen Versionsstand nach.

Kurz gesagt: Gefahrstoffregister.de verwaltet Sicherheitsdatenblätter — versioniert, verknüpft mit dem jeweiligen Stoff und jederzeit abrufbar. Die Software erstellt keine Sicherheitsdatenblätter.

Aufbewahrungsdauer: Was gilt wann?

Die zentrale Frist aus Art. 36 REACH lautet: mindestens 10 Jahre nach der letzten Lieferung des Stoffes oder Gemisches. Für die Praxis bedeutet das:

•Laufend verwendete Stoffe: Das aktuelle SDB muss stets verfügbar sein. Ältere Versionen sollten für den Aufbewahrungszeitraum archiviert bleiben.
•Ausgelistete Stoffe: Wurde ein Stoff zuletzt vor zwei Jahren geliefert, läuft die 10-Jahres-Frist ab dem Datum der letzten Lieferung. Das SDB muss also noch mindestens 8 weitere Jahre aufbewahrt werden.
•Aktualisierte SDB: Liefert der Hersteller ein neues SDB (z. B. nach CLP-Überarbeitung), ist das neue zu verwenden. Das alte sollte trotzdem archiviert bleiben — für Fragen zu früheren Lieferungen.

Hinweis: Die 10-Jahres-Frist nach Art. 36 REACH ist eine Mindestanforderung. Branchen- oder arbeitsschutzrechtliche Vorgaben (z. B. bei Krebserregenden, mutagenen oder reproduktionstoxischen Stoffen, CMR-Stoffe) können längere Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Prüfen Sie im Einzelfall, ob für Ihren Betrieb ergänzende Vorschriften gelten.

Zugänglichkeit für Beschäftigte: Was die GefStoffV verlangt

§ 6 GefStoffV verlangt nicht nur, dass SDB vorhanden sind — sondern dass Beschäftigte sie auch tatsächlich einsehen können. Konkrete Anforderungen:

Muss erfüllt sein

✓SDB am Arbeitsplatz oder in unmittelbarer Nähe verfügbar
✓Jederzeit abrufbar — auch während der Arbeit
✓Aktuelle Version: SDB nicht älter als die aktuell gültige Fassung des Herstellers
✓In verständlicher Sprache (in Deutschland: Deutsch)

Häufige Mängel in Audits

✗SDB-Ordner im abgesperrten Büro — für Mitarbeiter nicht greifbar
✗Veraltete SDB aus Vorjahren — Hersteller hat aktualisiert, Betrieb nicht
✗SDB nur für einen Teil der Gefahrstoffe vorhanden
✗Nur englischsprachige SDB — nach REACH Art. 31 Abs. 5 ist die Amtssprache des Mitgliedstaats maßgeblich

Digitale Ablage: diese Anforderungen gelten

Digitale SDB-Ablage ist ausdrücklich erlaubt — und in der Praxis der einzige Weg, die Zugänglichkeitsanforderung der GefStoffV zuverlässig zu erfüllen. Voraussetzungen:

•Jederzeit abrufbar: Das System muss auch während des laufenden Betriebs zugänglich sein — nicht nur über einen einzelnen Büro-PC.
•Versionierung: Ältere Versionen müssen erkennbar als „ersetzt“ archiviert sein — nicht einfach überschrieben werden.
•Verknüpft mit dem Gefahrstoffkataster: Das SDB sollte direkt dem jeweiligen Stoff im Kataster zugeordnet sein — nicht in einem unstrukturierten Ordner abgelegt.

Mit einer digitalen Gefahrstoffkataster-Software sind SDB direkt mit dem jeweiligen Stoff verknüpft, versioniert und für alle Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung abrufbar — vom Büro wie vom Smartphone aus.

SDB-Aufbewahrung und allgemeine SDB-Pflichten

Diese Seite behandelt speziell die Aufbewahrung und Zugänglichkeit von Sicherheitsdatenblättern. Wenn Sie wissen möchten, wann ein Lieferant ein SDB aushändigen muss, welche 16 Abschnitte ein SDB enthalten muss und welche Sanktionen bei Verstößen drohen, lesen Sie unseren Ratgeber:

Ratgeber: Sicherheitsdatenblatt-Pflichten im Überblick →

Checkliste: SDB-Aufbewahrung im Betrieb

☐Für alle verwendeten Gefahrstoffe liegt ein aktuelles SDB vor (vom Hersteller/Lieferanten, in Deutsch)
☐SDB sind am Arbeitsplatz oder in unmittelbarer Nähe jederzeit zugänglich
☐Ältere SDB-Versionen werden archiviert (mindestens 10 Jahre nach letzter Lieferung gemäß Art. 36 REACH)
☐SDB sind dem jeweiligen Stoff im Gefahrstoffkataster zugeordnet — nicht in einem ungeordneten Ordner
☐Mitarbeiter kennen den Zugang zu den SDB und sind eingewiesen
☐Prozess für den Empfang neuer/aktualisierter SDB ist geregelt

Sicherheitsdatenblätter aufbewahren: Fristen & Pflichten