Wer Gefahrstoffe im Betrieb verwendet oder lagert, muss die zugehörigen Sicherheitsdatenblätter (SDB) aufbewahren und für Beschäftigte zugänglich halten. Welche Pflichten REACH und die Gefahrstoffverordnung konkret vorschreiben — und wie digitale Ablage die Anforderungen einfach erfüllbar macht.

Rechtsgrundlage: REACH Art. 36 und GefStoffV

Aufbewahrung und Zugang zu Sicherheitsdatenblättern regeln zwei Quellen:

REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006, Art. 36

Art. 36 REACH verpflichtet alle Akteure der Lieferkette — also auch nachgeschaltete Anwender im Betrieb — dazu, alle Informationen, die zur Erfüllung ihrer REACH-Pflichten erforderlich sind, mindestens 10 Jahre zur Verfügung zu halten. Für den verwendenden Betrieb läuft die Frist ab der letzten Verwendung des Stoffes oder Gemisches (so die DGUV Regel 109-003 „Tätigkeiten mit Kühlschmierstoffen“, Abschn. 7.4.3), für Lieferanten ab der letzten Lieferung (vgl. Art. 49 CLP). Die DGUV Regel 109-003 ordnet Sicherheitsdatenblätter ausdrücklich diesen Informationen zu.

Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) § 14 Abs. 1

Nach § 14 Abs. 1 Satz 4 Nr. 1 GefStoffV muss der Arbeitgeber den Beschäftigten Zugang zu allen Informationen nach Art. 35 REACH verschaffen, insbesondere zu den Sicherheitsdatenblättern. Einen Ort schreibt die Verordnung nicht vor — entscheidend ist, dass der Zugang tatsächlich besteht. Ein Papier-Ordner im verschlossenen Büro erfüllt das in der Praxis oft nicht. Davon zu unterscheiden ist § 6 Abs. 12 Satz 4: Er regelt die Zugänglichkeit der Angaben aus dem Gefahrstoffverzeichnis.

SDB erstellen oder SDB verwalten — was hier gemeint ist

Wer nach „Sicherheitsdatenblatt erstellen“ sucht, meint oft etwas anderes als diese Seite behandelt. Zur Einordnung:

•Erstellt wird ein Sicherheitsdatenblatt vom Lieferanten — das ist, wer den Stoff oder das Gemisch in Verkehr bringt: Hersteller, Importeur, Händler oder auch ein nachgeschalteter Anwender, der weiterliefert (REACH Art. 31, in Bezug genommen durch § 5 Abs. 1 GefStoffV).
•Der nachgeschaltete Anwender im Betrieb — also die meisten Betriebe, die ein Gefahrstoffkataster führen — erstellt kein SDB. Er fordert es beim Lieferanten an, prüft es auf Aktualität, legt es ab und hält den jeweiligen Versionsstand nach.

Kurz gesagt: Gefahrstoffregister.de verwaltet Sicherheitsdatenblätter — versioniert, verknüpft mit dem jeweiligen Stoff und jederzeit abrufbar. Die Software erstellt keine Sicherheitsdatenblätter.

Aufbewahrungsdauer: Was gilt wann?

Die zentrale Frist aus Art. 36 REACH lautet: mindestens 10 Jahre. Wann sie beginnt, hängt von der Rolle ab: für verwendende Betriebe ab der letzten Verwendung (so DGUV Regel 109-003, 7.4.3), für Lieferanten ab der letzten Lieferung (vgl. Art. 49 CLP). Für die Praxis bedeutet das:

•Laufend verwendete Stoffe: Das aktuelle SDB muss stets verfügbar sein. Ältere Versionen sollten für den Aufbewahrungszeitraum archiviert bleiben.
•Ausgelistete Stoffe: Wurde ein Stoff zuletzt vor zwei Jahren verwendet und seither weder geliefert noch eingesetzt, läuft die 10-Jahres-Frist ab dieser letzten Verwendung. Das SDB muss also noch mindestens 8 weitere Jahre aufbewahrt werden.
•Aktualisierte SDB: Liefert der Hersteller ein neues SDB (z. B. nach CLP-Überarbeitung), ist das neue zu verwenden. Das alte sollte trotzdem archiviert bleiben — für Fragen zu früheren Lieferungen.

Hinweis: Die 10-Jahres-Frist nach Art. 36 REACH ist eine Mindestanforderung. Davon zu unterscheiden ist das Expositionsverzeichnis nach § 10a Abs. 2 GefStoffV: Es ist bei krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Stoffen der Kategorie 1A/1B 40 Jahre, bei reproduktionstoxischen Stoffen der Kategorie 1A/1B fünf Jahre aufzubewahren — das betrifft das Verzeichnis, nicht das Sicherheitsdatenblatt. Prüfen Sie im Einzelfall, ob für Ihren Betrieb ergänzende Vorschriften gelten.

Zugänglichkeit für Beschäftigte: Was die GefStoffV verlangt

§ 14 Abs. 1 Satz 4 Nr. 1 GefStoffV verlangt, dass Beschäftigte Zugang zu den Sicherheitsdatenblättern haben — Ort, Form und Frist schreibt die Verordnung nicht vor. In der Praxis hat sich bewährt:

Bewährte Praxis

SDB am Arbeitsplatz oder in unmittelbarer Nähe verfügbar
Jederzeit abrufbar — auch während der Arbeit
Aktuelle Version: SDB nicht älter als die aktuell gültige Fassung des Herstellers
In verständlicher Sprache (in Deutschland: Deutsch)

Häufige Mängel in Audits

SDB-Ordner im abgesperrten Büro — für Mitarbeiter nicht greifbar
Veraltete SDB aus Vorjahren — Hersteller hat aktualisiert, Betrieb nicht
SDB nur für einen Teil der Gefahrstoffe vorhanden
Nur englischsprachige SDB — nach REACH Art. 31 Abs. 5 ist die Amtssprache des Mitgliedstaats maßgeblich

Digitale Ablage: diese Anforderungen gelten

Digitale SDB-Ablage ist zulässig (die GefStoffV schreibt keine Form vor) — und in der Praxis der einzige Weg, die Zugänglichkeitsanforderung der GefStoffV zuverlässig zu erfüllen. Voraussetzungen:

•Jederzeit abrufbar: Das System muss auch während des laufenden Betriebs zugänglich sein — nicht nur über einen einzelnen Büro-PC.
•Versionierung: Ältere Versionen müssen erkennbar als „ersetzt“ archiviert sein — nicht einfach überschrieben werden.
•Verknüpft mit dem Gefahrstoffkataster: Das SDB sollte direkt dem jeweiligen Stoff im Kataster zugeordnet sein — nicht in einem unstrukturierten Ordner abgelegt.

Mit einer digitalen Gefahrstoffkataster-Software sind SDB direkt mit dem jeweiligen Stoff verknüpft, versioniert und für alle Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung abrufbar — vom Büro wie vom Smartphone aus.

Die Vorlage ist eine Excel-Datei (.xlsx). Word- oder PDF-Fassungen gibt es nicht.

SDB-Aufbewahrung und allgemeine SDB-Pflichten

Diese Seite behandelt speziell die Aufbewahrung und Zugänglichkeit von Sicherheitsdatenblättern. Wenn Sie wissen möchten, wann ein Lieferant ein SDB aushändigen muss, welche 16 Abschnitte ein SDB enthalten muss und welche Sanktionen bei Verstößen drohen, lesen Sie unseren Ratgeber:

Ratgeber: Sicherheitsdatenblatt-Pflichten im Überblick →

Checkliste: SDB-Aufbewahrung im Betrieb

Für alle verwendeten Gefahrstoffe liegt ein aktuelles SDB vor (vom Hersteller/Lieferanten, in Deutsch)
SDB sind am Arbeitsplatz oder in unmittelbarer Nähe jederzeit zugänglich
Ältere SDB-Versionen werden archiviert (mindestens 10 Jahre nach letzter Verwendung; Art. 36 REACH in der Lesart der DGUV Regel 109-003)
SDB sind dem jeweiligen Stoff im Gefahrstoffkataster zugeordnet — nicht in einem ungeordneten Ordner
Mitarbeiter kennen den Zugang zu den SDB und sind eingewiesen
Prozess für den Empfang neuer/aktualisierter SDB ist geregelt

Sicherheitsdatenblätter aufbewahren: Fristen & Pflichten