Gefahrstoffverzeichnis erstellen: Vorlage und Muster Feld für Feld
So entsteht ein Gefahrstoffverzeichnis nach § 6 Abs. 12 GefStoffV: sechs Schritte, dann die Excel-Vorlage Spalte für Spalte erklärt, mit der Beispielzeile aus der Datei.
Die Vorlage ist eine Excel-Datei (.xlsx). Word- oder PDF-Fassungen gibt es nicht.
In sechs Schritten zum Verzeichnis
- Gefahrstoffe ermitteln. Alle Stoffe und Gemische erfassen, die im Betrieb verwendet werden, auch nicht kennzeichnungspflichtige und solche, die bei einer Tätigkeit entstehen oder freigesetzt werden (TRGS 500 Nr. 6.2 Abs. 1).
- Geringe Gefährdung abgrenzen. Stoffe, die nur bei Tätigkeiten mit geringer Gefährdung vorkommen, müssen nicht ins Verzeichnis (TRGS 400 Nr. 5.8 Abs. 1, § 6 Abs. 12 Satz 3 GefStoffV). Die Abgrenzung folgt aus der Gefährdungsbeurteilung.
- Pflichtangaben je Stoff eintragen. Bezeichnung, Einstufung, Mengenbereich, Arbeitsbereich und Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt (§ 6 Abs. 12 Satz 2 GefStoffV). Die Tabelle unten erklärt jede Spalte.
- Nach Betriebsstruktur gliedern. Die TRGS 400 empfiehlt, das Verzeichnis nach der betriebsspezifischen Organisationsstruktur aufzugliedern (Nr. 5.8 Abs. 2). In der Vorlage geht das über die Spalte Arbeitsbereich.
- Zugänglich machen. Bezeichnung, Einstufung, Arbeitsbereiche und Sicherheitsdatenblatt-Verweis müssen allen betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung zugänglich sein (§ 6 Abs. 12 Satz 4 GefStoffV).
- Aktuell halten. Das Verzeichnis ist auf dem aktuellen Stand zu halten, in Papierform oder elektronisch (TRGS 400 Nr. 5.8 Abs. 2). Erstmals verwendete Gefahrstoffe gehören unverzüglich hinein (DGUV Information 213-072, Nr. 4.1.2).
Die Vorlage Feld für Feld
Die Excel-Datei hat 14 Spalten. Die mit * markierten fünf sind die Pflichtangaben aus § 6 Abs. 12 Satz 2 GefStoffV; die übrigen sind empfohlene Praxis (TRGS 400/510, CLP).
| Spalte | Pflicht? | Ausfüllhinweis |
|---|---|---|
| Lfd. Nr. | empfohlen | Laufende Nummer, hilft beim Verweisen und Sortieren. |
| Gefahrstoff / Handelsname * | Pflichtangabe | Eindeutige Bezeichnung; der Handelsname genügt. |
| CAS-Nr. | empfohlen | Eindeutige Stoffkennung aus dem Sicherheitsdatenblatt. |
| Einstufung (GHS/CLP) * | Pflichtangabe | Einstufung nach CLP-Verordnung oder die gefährlichen Eigenschaften. |
| Signalwort | empfohlen | Gefahr oder Achtung; Auswahlliste in der Vorlage. |
| H-Sätze | empfohlen | Gefahrenhinweise aus dem Sicherheitsdatenblatt. |
| P-Sätze | empfohlen | Sicherheitshinweise aus dem Sicherheitsdatenblatt. |
| Piktogramme | empfohlen | GHS-Piktogramme; eine Legende liegt im zweiten Tabellenblatt. |
| Arbeitsbereich / Verwendung * | Pflichtangabe | Bereiche, in denen Beschäftigte gegenüber dem Gefahrstoff exponiert sein können. |
| Mengenbereich * | Pflichtangabe | Im Betrieb verwendeter Mengenbereich; eine Spanne genügt, z. B. 10–50 L. |
| Lagerort | empfohlen | Wo der Stoff steht, z. B. Lager und Schrank. |
| Lagerklasse (TRGS 510) | empfohlen | Lagerklasse; ein Auszug der Klassen liegt im zweiten Tabellenblatt. |
| Verweis Sicherheitsdatenblatt * | Pflichtangabe | Fundstelle und Stand des Sicherheitsdatenblatts. |
| Substitution geprüft | empfohlen | Auswahlliste; das Ergebnis kann in der Spalte vermerkt werden. |
Das Muster: die Beispielzeile aus der Datei
So steht die Zeile in der Vorlage. Sie ist als Beispiel gekennzeichnet und vor dem Gebrauch durch eigene Einträge zu ersetzen.
| Spalte | Beispiel |
|---|---|
| Gefahrstoff / Handelsname | Aceton (Beispiel – bitte ersetzen) |
| CAS-Nr. | 67-64-1 |
| Einstufung | Flam. Liq. 2; Eye Irrit. 2; STOT SE 3 |
| Signalwort | Gefahr |
| H-Sätze | H225, H319, H336 |
| P-Sätze | P210, P233, P280, P305+P351+P338 |
| Piktogramme | GHS02, GHS07 |
| Arbeitsbereich / Verwendung | Werkstatt / Reinigung |
| Mengenbereich | 10–50 L |
| Lagerort | Lager A, Schrank 2 |
| Lagerklasse (TRGS 510) | 3 (entzündbare Flüssigkeiten) |
| Verweis Sicherheitsdatenblatt | SDB Aceton, Stand 2025-11, Ordner Lager |
| Substitution geprüft | ja – Ergebnis: keine Alternative |
Gefahrstoffverzeichnis oder Gefahrstoffkataster?
Gemeint ist dasselbe Dokument. „Gefahrstoffverzeichnis“ ist der Begriff der Verordnung, „Gefahrstoffkataster“ der in der Praxis übliche Name. Die Kurzfassung mit den fünf Pflichtangaben steht auf der Seite Gefahrstoffverzeichnis-Vorlage nach GefStoffV § 6, den Format-Vergleich für die zweite Schreibweise liefert Gefahrstoffkataster-Vorlage.
Gefahrstoffkataster-Vorlage: zwei Dateien, ein Aufbau
Neben der Verzeichnis-Vorlage gibt es dieselbe Tabelle mit „Kataster“ in der Titelzeile. Der Vergleich beider Dateien:
| Merkmal | Verzeichnis-Vorlage | Kataster-Vorlage |
|---|---|---|
| Titelzeile (Zelle A1) | Gefahrstoffverzeichnis nach GefStoffV § 6 Abs. 12 | Gefahrstoffverzeichnis (Gefahrstoffkataster) – nach GefStoffV § 6 Abs. 12 |
| Spalten | 14, davon 5 Pflichtspalten (*) | 14, davon 5 Pflichtspalten (*) |
| Beispielzeile | Aceton (zu ersetzen) | Aceton (zu ersetzen) |
| Zweites Tabellenblatt | Hinweise und Legende | Hinweise und Legende, identisch |
| Dateiformat | Excel (.xlsx) | Excel (.xlsx) |
Die Kataster-Fassung laden Sie auf der Seite Gefahrstoffkataster-Vorlage. Anpassen dürfen Sie beide: weitere Zeilen für weitere Stoffe, zusätzliche Spalten für betriebliche Angaben. Die fünf mit * markierten Pflichtspalten bleiben stehen, weil das Verzeichnis diese Angaben mindestens enthalten muss (§ 6 Abs. 12 Satz 2 GefStoffV).
Von Excel in die Software
Reicht die Tabelle irgendwann nicht mehr, lässt sich ein bestehendes Excel-/CSV-Kataster in das Gefahrstoffregister importieren. Das Verzeichnis lässt sich dort als CSV exportieren und in einer Druckansicht öffnen. Einen Vergleich der Wege liefert die Seite Gefahrstoffverzeichnis-Software.
Häufige Fragen
Gibt es eine eigene Gefahrstoffkataster-Vorlage?
Ja, als zweiten Download, aber ohne anderen Aufbau: Beide Excel-Dateien haben dieselben 14 Spalten, dieselbe Beispielzeile und dieselben Hinweise. Verschieden ist nur die Titelzeile, in der Kataster-Fassung „Gefahrstoffverzeichnis (Gefahrstoffkataster)“. Wer nach einer Kataster-Vorlage sucht, bekommt also dieselbe Struktur.
Gibt es die Vorlage auch als Word oder PDF?
Nein. Die Vorlage gibt es nur als Excel-Datei (.xlsx). Eine Word- oder PDF-Fassung bieten wir nicht an. Wer ein PDF braucht, speichert die ausgefüllte Excel-Datei selbst als PDF oder druckt sie aus.
Wo finde ich ein Muster mit ausgefüllten Zeilen?
Die Vorlage enthält eine Beispielzeile mit Aceton, die als Beispiel gekennzeichnet ist und vor dem Gebrauch zu ersetzen ist. Die Zeile steht auch unten auf dieser Seite. Weitere ausgefüllte Stoffe liefern wir nicht, weil Einstufung, Mengen und Arbeitsbereiche vom jeweiligen Betrieb abhängen.
Ist ein Gefahrstoffkataster dasselbe wie ein Gefahrstoffverzeichnis?
Im Alltag werden beide Begriffe für dasselbe Dokument verwendet. Die Verordnung spricht vom Gefahrstoffverzeichnis (§ 6 Abs. 12 GefStoffV), „Gefahrstoffkataster“ ist der übliche Name. Die Vorlage unterscheidet sich nur im Titel der ersten Zeile.
Muss das Verzeichnis alle Stoffe enthalten?
Nicht, wenn nur Tätigkeiten mit geringer Gefährdung ausgeübt werden (§ 6 Abs. 12 Satz 3 i. V. m. Abs. 13 GefStoffV). Nach TRGS 400 Nr. 5.8 Abs. 1 müssen solche Gefahrstoffe nicht ins Verzeichnis. Ob eine Tätigkeit dazu zählt, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung.
Welche Spalten sind Pflicht und welche freiwillig?
Pflicht sind die fünf Angaben aus § 6 Abs. 12 Satz 2 GefStoffV: Bezeichnung, Einstufung, Mengenbereich, Arbeitsbereich und Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt. In der Vorlage sind sie mit * markiert. CAS-Nummer, Signalwort, H- und P-Sätze, Piktogramme, Lagerort, Lagerklasse und Substitutionsprüfung sind empfohlene Praxis.
Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe ohne Gewähr und ersetzt keine Rechtsberatung; maßgeblich sind GefStoffV und TRGS in der jeweils geltenden Fassung.