Gefahrstoffverzeichnis-Software: vier Wege im Vergleich
Die Gefahrstoffverordnung verlangt ein Verzeichnis der Gefahrstoffe im Betrieb, aber kein bestimmtes Werkzeug dafür. Diese Seite stellt Papier, Excel, Dienstleister und Software gegenüber und zeigt, wann welcher Weg zum Betrieb passt.
Was das Verzeichnis leisten muss, egal mit welchem Werkzeug
- Mindestangaben: Bezeichnung des Gefahrstoffs, Einstufung oder gefährliche Eigenschaften, im Betrieb verwendete Mengenbereiche, Arbeitsbereiche mit möglicher Exposition und ein Verweis auf die Sicherheitsdatenblätter (§ 6 Abs. 12 Satz 2 GefStoffV).
- Zugänglich: Die Angaben zu Bezeichnung, Einstufung, Arbeitsbereichen und Sicherheitsdatenblatt müssen allen betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung zugänglich sein (§ 6 Abs. 12 Satz 4).
- Aktuell: Das Verzeichnis ist auf dem aktuellen Stand zu halten, in Papierform oder elektronisch (TRGS 400 Nr. 5.8 Abs. 2). Erstmals verwendete Stoffe gehören unverzüglich hinein (DGUV Information 213-072, Nr. 4.1.2).
- Ausnahme: Bei ausschließlich geringer Gefährdung entfällt die Pflicht (§ 6 Abs. 12 Satz 3 i. V. m. Abs. 13).
Wer das Verzeichnis nicht richtig oder nicht vollständig führt, handelt ordnungswidrig (§ 22 Abs. 1 Nr. 2 GefStoffV). Einen Überblick über die Verordnung gibt der Beitrag zur Gefahrstoffverordnung.
Papier, Excel, Dienstleister, Software: der Vergleich
Der Vergleich ist qualitativ. Preise nennen wir für die Alternativen nicht, weil uns keine belastbare Quelle vorliegt; was die Software kostet, steht auf der Seite Preise.
| Kriterium | Papier | Excel | Dienstleister | Software |
|---|---|---|---|---|
| Einstieg | Formular oder Ordner anlegen, kein Werkzeug nötig | Vorlage laden oder Tabelle selbst bauen | Dritte sichten die Stoffe vor Ort und sammeln die Sicherheitsdatenblätter ein | Stoffe anlegen oder eine vorhandene Excel-/CSV-Liste importieren |
| Aktualisierung | Von Hand nachtragen; Änderungen werden leicht übersehen | Von Hand nachtragen; die Datei muss dafür jemand bearbeiten | Nach der Erstaufnahme pflegt der Betrieb selbst, oder es folgt ein neuer Auftrag | Änderungen im System nachtragen |
| Mehrere Personen | Ein Ordner an einem Ort | Gleichzeitiges Bearbeiten führt leicht zu Versionskonflikten | Nicht Teil der Leistung; hängt vom gelieferten Format ab | Zugriff im Browser auf einen gemeinsamen Datenbestand |
| Sicherheitsdatenblätter | In einem zweiten Ordner; Verweis im Verzeichnis | Dateien liegen getrennt; Verweis als Text in der Tabelle | Werden bei der Aufnahme eingesammelt; danach liegt die Ablage beim Betrieb | Sicherheitsdatenblatt am Stoff hinterlegt, mit Versionsangabe |
| Zusammenlagerung und Mengen | Prüfung von Hand anhand der TRGS 510 | Prüfung von Hand anhand der TRGS 510 | Nur, wenn der Auftrag es einschließt | Lagerorte mit TRGS-510-Status, Mengenbuchungen |
| Weitergabe und Ausdruck | Der Ordner selbst ist das Dokument | Ausdruck oder Datei weitergeben | Ergebnis in dem Format, das der Dienstleister liefert | CSV-Export und Druckansicht des Verzeichnisses |
| Kosten | Nur interner Zeitaufwand | Nur interner Zeitaufwand | Honorar je Auftrag; belastbare Marktpreise liegen uns nicht vor, sie hängen an Stoffanzahl und Standorten | Laufende Gebühr, siehe Preise |
| Typischer Fall | Sehr wenige Stoffe an einem Standort | Überschaubare Stoffliste, eine Person pflegt | Große Erstaufnahme ohne interne Kapazität | Viele Stoffe oder mehrere Lagerorte |
Wann welcher Weg passt
Papier oder Excel
Wenige Stoffe, ein Standort, eine Person, die pflegt. Dann ist der Aufwand gering, und die Pflicht lässt sich mit einer sauberen Gefahrstoffverzeichnis-Vorlage erfüllen. Mehr zur Tabellen-Variante: Gefahrstoffkataster in Excel führen.
Dienstleister
Große Erstaufnahme, keine interne Kapazität, einmalige Bestandsaufnahme. Danach bleibt die laufende Pflege im Betrieb; Details auf der Seite Gefahrstoffkataster erstellen lassen.
Software
Viele Stoffe oder mehrere Lagerorte, bei denen die Pflege von Hand zum Aufwand wird. Die Seite Gefahrstoffkataster-Software zeigt die Module; das Thema Gefahrstoffmanagement über das Verzeichnis hinaus behandelt Gefahrstoffmanagement-Software.
Gefahrstoff-Programm: Prüfliste für die Auswahl
Wer ein „Gefahrstoff-Programm“ sucht, meint meist ein Werkzeug für das Gefahrstoffverzeichnis. Die Verordnung schreibt keines vor: Das Verzeichnis darf in Papierform oder elektronisch geführt werden (TRGS 400 Nr. 5.8 Abs. 2). Ob Excel-Datei oder Software, diese Fragen gelten für jedes Programm:
| Frage an das Programm | Grundlage |
|---|---|
| Bildet es die fünf Mindestangaben ab? | Pflicht: Bezeichnung, Einstufung oder gefährliche Eigenschaften, Mengenbereiche, Arbeitsbereiche, Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt (§ 6 Abs. 12 Satz 2 GefStoffV) |
| Kommen die betroffenen Beschäftigten und ihre Vertretung an die Angaben? | Pflicht (§ 6 Abs. 12 Satz 4 GefStoffV) |
| Lässt sich ein neuer Stoff unverzüglich eintragen und das Verzeichnis aktuell halten? | Pflicht (TRGS 400 Nr. 5.8 Abs. 2; DGUV Information 213-072 Nr. 4.1.2) |
| Kann ich eine vorhandene Excel-Liste übernehmen, statt alles neu zu tippen? | Praxisfrage, keine Rechtspflicht |
| Gibt es Ausdruck oder Export, falls jemand ohne Zugang das Verzeichnis braucht? | Praxisfrage, keine Rechtspflicht |
| Was kostet es laufend, und wächst der Preis mit der Stoffanzahl? | Praxisfrage; Preise der Anbieter vergleichen |
Wer zunächst ohne Software startet, findet eine kostenlose Excel-Vorlage für das Gefahrstoffverzeichnis mit den Pflichtspalten. Was die Gefahrstoffregister-Software davon abdeckt, steht im nächsten Abschnitt; die Tarife stehen auf der Seite Preise.
Was die Software im Verzeichnis konkret kann
Nur Funktionen, die im Gefahrstoffregister vorhanden sind:
- Bestehendes Excel-/CSV-Kataster importieren.
- Das Verzeichnis als CSV exportieren und die Druckansicht öffnen.
- Sicherheitsdatenblätter am Stoff hinterlegen, mit Versionsangabe.
- Lagerorte mit TRGS-510-Zusammenlagerungs-Status führen.
- Substitutionsprüfungen und Betriebsanweisungen im selben System führen.
Häufige Fragen
Muss das Gefahrstoffverzeichnis digital geführt werden?
Nein. Die TRGS 400 (Nr. 5.8 Abs. 2) sagt ausdrücklich, dass das Gefahrstoffverzeichnis in Papierform oder elektronisch geführt werden kann. Entscheidend ist, dass es die Mindestangaben nach § 6 Abs. 12 GefStoffV enthält, auf dem aktuellen Stand ist und den betroffenen Beschäftigten zugänglich ist.
Was ist mit „Gefahrstoff Programm“ gemeint?
Meist ein Werkzeug, mit dem ein Betrieb sein Gefahrstoffverzeichnis führt: eine selbst gebaute Excel-Tabelle, eine Vorlage oder eine Software. Welcher dieser Wege passt, hängt von Stoffanzahl und Standorten ab. Der Vergleich oben stellt sie gegenüber.
Worauf achte ich bei einem Gefahrstoff-Programm?
Das Programm muss die Mindestangaben nach § 6 Abs. 12 Satz 2 GefStoffV abbilden (Bezeichnung, Einstufung, Mengenbereiche, Arbeitsbereiche, Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt), den Beschäftigten zugänglich sein und Änderungen zeitnah erlauben. Dazu kommen Praxisfragen wie Import vorhandener Listen, Ausdruck und Kosten. Die Prüfliste auf dieser Seite fasst sie zusammen.
Ist ein Gefahrstoffverzeichnis dasselbe wie ein Gefahrstoffkataster?
Im Alltag werden beide Begriffe für dasselbe Dokument verwendet. Die Verordnung spricht vom Gefahrstoffverzeichnis (§ 6 Abs. 12 GefStoffV); „Gefahrstoffkataster“ ist der in der Praxis gebräuchliche Name.
Wer muss kein Gefahrstoffverzeichnis führen?
Die Pflicht entfällt, wenn nur Tätigkeiten mit geringer Gefährdung ausgeübt werden (§ 6 Abs. 12 Satz 3 i. V. m. Abs. 13 GefStoffV). Ob das für Ihren Betrieb zutrifft, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung.
Wie schnell muss ein neuer Gefahrstoff ins Verzeichnis?
Ein festes Kalenderintervall nennt § 6 Abs. 12 GefStoffV nicht. Die DGUV Information 213-072 (Nr. 4.1.2) verlangt, erstmals im Unternehmen verwendete Gefahrstoffe unverzüglich in das Verzeichnis aufzunehmen und das Verzeichnis stets auf dem aktuellen Stand zu halten.
Arbeitshilfe ohne Gewähr; sie ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind GefStoffV und TRGS in der jeweils geltenden Fassung.